Novodan Team Operating System

Operating model

Novaria = Business OS · GitLab = Dev OS

Một công việc code chỉ hợp lệ khi Novaria item và GitLab issue backlink 2 chiều.

Work in progress

100% task code có 2 link

Novaria link ↔ GitLab Issue/MR; không làm qua chat miệng.

Review target

Daily + Weekly sync

Daily cập nhật Novaria; cuối tuần reconcile task, PR và status.

Luồng vận hành một công việc

Click từng bước để xem owner, điều kiện vào/ra và rule tương ứng.

Core Flow

Definition of Done

“Xong code” chưa phải là Done.

01

Acceptance Criteria đạtRequirement trong Task được verify.

02

PR đã được approveÍt nhất 1 reviewer, tác giả không tự approve.

03

CI / Test passKhông merge khi automated checks fail.

04

QA / Verify hoàn tấtHappy path + edge case chính đã test.

Communication routing

Đưa thông tin về đúng nơi để không thất lạc.

Tình huống	Nơi xử lý
Requirement / tiến độ task	Task comment
Code / logic / review	PR comment
Decision kỹ thuật quan trọng	Task / ADR / Docs
Blocker khẩn cấp	Chat + mention owner
Thông báo chung	Team channel

Mô hình 2 lớp — Novaria ↔ GitLab

Không duplicate quản lý chi tiết. Mỗi hệ thống có một vai trò rõ ràng.

Source of truth

Novaria — Business / Portfolio Layer

Cho CEO/CFO/CTO/PO/Business/Tech nhìn cùng một bức tranh.

Project + Tab lớn / workstream
Goal, stakeholder, owner, priority, risk
Daily status và weekly summary
Business acceptance / progress tổng quan
Link tới GitLab issue / MR liên quan

Backlink
2 chiều

GitLab — Engineering Implementation Layer

Nơi dev thực sự triển khai và tạo bằng chứng kỹ thuật.

Issue kỹ thuật / sub-task
Branch + commit + merge request
Code review, CI/CD, discussions
Technical acceptance / test evidence
Link ngược về Novaria parent task/tab

Rule: Novaria không cần copy toàn bộ checklist kỹ thuật từ GitLab. Novaria chỉ giữ trạng thái có ý nghĩa với stakeholder; GitLab giữ chi tiết implementation. Hai hệ thống nối nhau bằng ID/link chuẩn.

End-to-end flow

Từ business request đến code merge và nghiệm thu nghiệp vụ.

01 · Novaria

Create Project / Tab

PO/Business tạo outcome, stakeholder, AC mức business.

02 · Planning

Break down

PO + Tech Lead tách thành GitLab Issues implement.

03 · Link

Backlink 2 chiều

Novaria lưu GitLab URL; GitLab issue lưu Novaria URL/ID.

04 · Dev

Implement + Daily

Dev code trên GitLab và cập nhật Novaria mỗi ngày.

05 · MR / PR

Review + Merge

Tạo MR, @Hùng review/merge và thông báo team channel.

06 · Verify

Business Test + Done

@Nam/người test verify nghiệp vụ; Novaria cập nhật Done.

Status mapping

Novaria status không cần giống 1:1 GitLab.

Planned

↔

GitLab issue Open

In Progress

↔

Issue active / branch created

In Review

↔

MR opened

Ready for Test

↔

MR merged / deployed test

Done

↔

Business verified + issue closed

At Risk / Blocked

↔

Blocked label + reason

Minimum linked fields

1

Novaria Item ID / URLLuôn xuất hiện trong GitLab issue và MR description.

2

GitLab Issue URLLuôn xuất hiện trong Novaria tab/task tương ứng.

3

Owner + Reviewer + Business TesterBiết rõ ai code, ai approve kỹ thuật, ai verify nghiệp vụ.

4

Current Status + BlockerNovaria phản ánh status hiện tại cho stakeholder.

Worked Example: NOVA-23 — AI Citation trong Q&A

Một case xuyên suốt từ business request trên Novaria đến GitLab Issue, branch, MR, review của @Hùng, business test của @Nam và đồng bộ Done về Novaria.

Business ownerPO / Product

DeveloperMinh · Frontend

Technical reviewer@Hùng · Tech Lead

Business outcome

User biết câu trả lời AI lấy từ tài liệu nào

Trong màn Q&A, mỗi câu trả lời AI cần hiển thị citation có tên tài liệu, trang/đoạn nguồn và click mở đúng nguồn.

Stakeholder nhìn tiến độ trên Novaria.
Dev triển khai kỹ thuật trên GitLab.
@Nam verify đúng nghiệp vụ trước khi Done.

Cùng một công việc ở hai lớp

Click Developer Journey phía dưới để highlight object dev đang thao tác ở từng bước.

Same work · 2 views

NovariaProject · Novaria Product

NOVA-23 · FEATURE

AI Q&A — Hiển thị Citation nguồn tài liệu

StatusIn Progress

OwnerMinh

StakeholdersPO · Tech · Business

PriorityP0 · This week

Progress65%

Linked implementationGitLab #124 · MR !421

Business AC: citation hiện đúng document + page + source.
Daily: FE component đang implement, chưa blocker.
Business test: Pending @Nam

↔

NOVA-23
#124 · !421

GitLabnovaria-web · Issue / MR

ISSUE #124 · FEATURE

Render document citations in AI answer

Issue statusOpen · Doing

Assignee@minh

Reviewer@Hùng

Business tester@Nam

Related NovariaNOVA-23 · backlink attached

Branch: feature/GL-124-ai-citation
MR: !421 · Draft
CI: Not started

Developer Journey — Minh phải đi từng bước như thế nào?

Không đoán quy trình. Chọn từng bước để xem nơi thao tác, action bắt buộc, output và handoff tiếp theo.

10 steps

Traceability sau khi hoàn tất

Một stakeholder hoặc dev khác có thể lần ngược toàn bộ lịch sử mà không cần hỏi người thực hiện.

Business itemNOVA-23

ImplementationIssue #124

Code branchGL-124

Code reviewMR !421

Verification@Nam PASS

Result: CEO/PO chỉ cần mở NOVA-23 để hiểu outcome + status. Dev mở #124 / !421 để hiểu implementation. Hai phía đều lần được sang phía còn lại chỉ bằng một click.

Engineering Workflow — từ Linked Task đến Done

Mọi task code bắt đầu từ Novaria parent + GitLab issue, sau đó mới branch → MR → review → test.

7 stages

Branch convention

Loại	Format
Feature	feature/GL-124-google-oauth
Bug	fix/GL-138-login-error
Refactor	refactor/GL-152-auth-service

Commit convention

Prefix	Ví dụ
feat	feat(auth): add Google OAuth
fix	fix(auth): handle expired token
refactor	refactor(auth): extract OAuth service
test	test(auth): add integration tests

Daily + Weekly Operating Rhythm

Novaria là nơi stakeholder nhìn progress; GitLab là nơi kiểm chứng implementation.

1-week cadence

Monday

Planning · 30–45m

Chốt mục tiêu tuần trên Novaria
Tạo/confirm GitLab issues
Backlink 2 chiều
Owner + reviewer + tester

Tuesday

Daily Sync

Dev update Novaria
Issue/branch/MR link
Today + blocker
Review trong SLA

Wednesday

Daily Sync

Tiếp tục delivery
Reconcile status sai lệch
Raise dependency sớm

Thursday

Stabilize

Đưa feature vào review/test
Giảm carry-over
Business tester chuẩn bị verify

Friday

Weekly Reconcile · 30–45m

Đếm task Done / Carry-over
MR merged / pending
Novaria updated 100%
Demo + 1 action cải tiến

Daily update — bắt buộc

Mỗi người cập nhật Novaria trước Daily; GitLab links là bằng chứng.

☀️ DAILY — [Tên]

Novaria:
• [NOVA-23] AI Q&A / Citation — In Progress

GitLab:
• Issue: #124
• MR: !421 (nếu có)

Yesterday:
• Hoàn thành API citation

Today:
• FE integration + open MR

Blocker / Risk:
• None

Need action:
• @Hùng review MR !421
• @Nam verify business flow sau khi deploy test

Novaria updated: ✅

Weekly reconcile — Friday

Không chỉ báo “đã làm”; phải reconcile giữa hai hệ thống.

Planned8

Done6

Merged MR5

Carry-over2

✓

Novaria status updated 100%Mọi tab/task active có status mới nhất.

✓

GitLab issues reconciledDone/blocked/carry-over đúng thực tế.

✓

Business verification recordedFeature quan trọng có người verify nghiệp vụ.

12 Team Rules

Rule tập trung vào traceability, review và accountability.

Team Handbook v1

Internal SLA

Để mọi người biết “bao lâu là hợp lý”, không phụ thuộc cảm tính.

Activity	Target	Escalation
Reply khi được @mention	< 4 working hours	Sau SLA, ping lại trong task/chat
PR first review	< 4 working hours	Reviewer backup nhận
Blocker	Raise sau 1 giờ	@owner / tech lead
Task status	Mỗi ngày	Daily async phải phản ánh đúng
Review comments	< 1 working day	Re-plan nếu ảnh hưởng sprint

Ownership Model

Owner chịu trách nhiệm sức khỏe module, không có nghĩa là người duy nhất code.

TL

Team Lead / PM

Product priority, architecture boundaries, coaching, escalation.

Accountable: Outcome

AI

AI / RAG Owner

Retrieval, model quality, prompt/eval, AI service reliability.

Accountable: AI Module

BE

Backend Owner

API, DB, security, integration, infra readiness.

Accountable: Backend

FE

Frontend Owner

UX implementation, state management, quality, integration.

Accountable: Frontend

Growth Ladder

Đánh giá theo ownership, không chỉ theo thời gian làm việc.

Level 1

ExecuteAssigned TaskLàm task nhỏ với hướng dẫn rõ.

Level 2

IndependentImplement independentlyTự hoàn thành feature vừa.

Level 3

QualityReview teammateBiết tìm risk và đưa feedback rõ.

Level 4

OwnershipOwn FeatureChịu trách nhiệm end-to-end.

Level 5

LeadershipOwn Module + MentorGiữ module khỏe và nâng người khác lên.

Copy-ready Templates

Dùng cho Novaria, GitLab và team channel.

Operational

GitLab Issue Template

## Novaria Parent
NOVA-23 — AI Q&A / Citation
Novaria URL: [link]

## Goal
Implement citation rendering.

## Scope
- API response citation metadata
- FE citation component

## Acceptance Criteria
[ ] Technical tests pass
[ ] Business flow matches Novaria AC

## Owner
@developer

## Reviewer
@Hùng

## Business Tester
@Nam

Merge Request Template

## Related Novaria
NOVA-23 — [link]

## Related GitLab Issue
Closes #124

## What changed
- ...

## How to test
1. ...
2. ...

## Evidence
- Screenshot / video / API output

## Checklist
[ ] Local test pass
[ ] CI pass
[ ] Novaria link attached
[ ] Business AC understood

Reviewer: @Hùng
Business tester: @Nam

Team Channel — MR Ready

🚀 MR READY FOR REVIEW

Feature: [Tên feature]
Novaria: NOVA-23 — [link]
GitLab Issue: #124 — [link]
MR: !421 — [link]

@Hùng nhờ anh review và merge MR này giúp em.

@Nam sau khi merge/deploy test, nhờ anh verify giúp business flow và acceptance criteria trên Novaria.

Test notes:
- ...

Risk / Blocker:
- None

Novaria Daily Template

Status: In Progress / At Risk / Ready for Test / Done

Today update:
- ...

GitLab Issue:
- #124 [link]

Merge Request:
- !421 [link]

Blocker / Risk:
- ...

Next action:
- ...

Need from:
- @person ...

Friday Weekly Summary

WEEKLY — [Tuần]

Goal:
- ...

Completed:
- 6 / 8 planned tasks
- 5 merged MRs

Novaria:
- 100% active items updated

Carry-over:
- #128 — reason...
- #131 — reason...

Business verified:
- NOVA-23 ✅
- NOVA-29 pending @Nam

Top risk next week:
- ...

Novaria × GitLab Team Operating System

Luồng vận hành một công việc

Definition of Done

Communication routing

Mô hình 2 lớp — Novaria ↔ GitLab

Novaria — Business / Portfolio Layer

GitLab — Engineering Implementation Layer

End-to-end flow

Status mapping

Minimum linked fields

Worked Example: NOVA-23 — AI Citation trong Q&A

User biết câu trả lời AI lấy từ tài liệu nào

Cùng một công việc ở hai lớp

Developer Journey — Minh phải đi từng bước như thế nào?

Traceability sau khi hoàn tất

Engineering Workflow — từ Linked Task đến Done

Branch convention

Commit convention

Daily + Weekly Operating Rhythm

Daily update — bắt buộc

Weekly reconcile — Friday

12 Team Rules

Internal SLA

Ownership Model

Team Lead / PM

AI / RAG Owner

Backend Owner

Frontend Owner

Growth Ladder

Copy-ready Templates

GitLab Issue Template

Merge Request Template

Team Channel — MR Ready

Novaria Daily Template

Friday Weekly Summary